Als werkgever in de zorgsector draag je een grote verantwoordelijkheid voor de veiligheid en het welzijn van patiënten of cliënten. Het aannemen van betrouwbaar personeel is hierbij fundamenteel. De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) speelt hierin een cruciale rol.
Deze uitgebreide gids is specifiek samengesteld voor HR-medewerkers, leidinggevenden en eigenaren van kleinere zorgpraktijken, en beantwoordt de prangende vraag: wanneer krijg je geen VOG in de zorg? We belichten de VOG-plicht vanuit het perspectief van de werkgever, de juridische kaders en hoe je omgaat met een sollicitant of medewerker die een VOG-weigering krijgt.
Waarom moet je als zorgaanbieder een VOG vragen? De wettelijke vergewisplicht uitgelegd.
De verplichting om een VOG te vragen aan zorgprofessionals vloeit grotendeels voort uit de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), die sinds 1 januari 2016 van kracht is. Deze wet legt zorgaanbieders een fundamentele vergewisplicht op: je moet als werkgever of opdrachtgever nagaan of het arbeidsverleden van een nieuwe zorgverlener geen belemmering vormt voor het leveren van veilige en goede zorg aan kwetsbare patiënten of cliënten. Dit omvat ook zzp’ers en uitzendkrachten.
Hoewel een VOG formeel wettelijk verplicht is voor specifieke instellingen die Wlz-zorg leveren of GGZ-instellingen waar cliënten overnachten, zien we in de praktijk dat vrijwel elke zorgaanbieder standaard een VOG vraagt. Dit geldt voor zowel grote organisaties als kleinere praktijken en opdrachtgevers van zzp’ers. De VOG is een essentieel instrument om aan de brede vergewisplicht te voldoen, al is het niet het enige middel.
Wat zie je als werkgever op een geweigerde VOG? Alleen het eindresultaat.
Als werkgever krijg je bij een VOG-aanvraag nooit details te zien over eventuele strafbare feiten uit het justitiële verleden van een sollicitant. Dienst Justis, de screeningsautoriteit van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, verstrekt alleen het eindresultaat: de VOG is afgegeven of geweigerd. Dit betekent dat de privacy van de sollicitant wordt gewaarborgd en je als werkgever moet vertrouwen op de professionele beoordeling van Justis. Je kunt een sollicitant dan ook niet dwingen om details over een eventuele weigering te delen, hoewel een sollicitant dit natuurlijk uit eigen beweging mag toelichten.
Een sollicitant krijgt een voornemen tot afwijzing van de VOG: zo handel je.
Indien een sollicitant een ‘voornemen tot afwijzing’ van de VOG ontvangt, is dit nog geen definitieve weigering. De sollicitant krijgt dan de gelegenheid om binnen twee weken een zogenaamde zienswijze in te dienen bij Justis. Dit is een formele reactie waarin de aanvrager de eigen situatie kan toelichten en Justis kan proberen te overtuigen om de VOG alsnog af te geven.
Als werkgever kun je hierin ondersteuning bieden. Denk hierbij aan het opstellen van een gedetailleerde werkgeversverklaring waarin je de functie-inhoud, de specifieke taken, de werkcontext en de kwetsbaarheid van de doelgroep nauwkeurig beschrijft. Zo’n verklaring kan van grote waarde zijn, omdat Justis dan beter kan beoordelen of een eventueel delict uit het verleden daadwerkelijk relevant is voor de specifieke functie in kwestie. Houd er echter rekening mee dat deze procedure enkele weken tot maanden kan duren, wat impact kan hebben op de geplande startdatum van de nieuwe medewerker.
Wanneer wordt een VOG in de zorg geweigerd? De criteria van Justis.
Een VOG wordt geweigerd wanneer Justis van oordeel is dat de strafbare feiten in het justitiële verleden van de aanvrager een onacceptabel risico vormen voor de functie waarvoor de VOG wordt aangevraagd. Justis kijkt hierbij naar de volgende cruciale factoren:
- Screeningsprofiel: Voor functies in de zorgsector wordt doorgaans gescreend op het screeningsprofiel ’45 Gezondheidszorg en welzijn van mens en dier’. Dit profiel focust op delicten die relevant zijn voor het werken met kwetsbare personen, zoals zedendelicten, geweldsdelicten, en bepaalde vermogensdelicten.
- Relevantie van het delict: Is het gepleegde strafbare feit relevant voor de functie? Een snelheidsovertreding zal bijvoorbeeld zelden leiden tot een VOG-weigering voor een verpleegkundige, maar een zedendelict of diefstal is wel zeer relevant voor een functie in de zorg.
- Terugkijktermijn: Justis hanteert standaard een terugkijktermijn van 4 jaar. Voor jongeren tot 23 jaar is dit 2 jaar. Echter, voor zedendelicten geldt een onbeperkte terugkijktermijn. De duur van een eventuele vrijheidsstraf kan deze termijn ook verlengen.
- Ernst en omstandigheden: Justis maakt een individuele belangenafweging. Hierbij wordt gekeken naar de ernst van het feit, de omstandigheden waaronder het is gepleegd, en hoe lang het geleden is. Een eenmalig incident van jaren geleden weegt minder zwaar dan een recent patroon van delicten.
Uit cijfers van Justis blijkt dat jaarlijks slechts een klein percentage van alle VOG-aanvragen daadwerkelijk wordt geweigerd (rond de 0,2%). Dit benadrukt dat een strafblad niet automatisch leidt tot een weigering; de beoordeling is altijd genuanceerd en afhankelijk van de context.
Waarom is alleen een VOG niet voldoende? De noodzaak van bredere screening.
Een VOG is een momentopname en dekt niet alle aspecten van de vergewisplicht af. Voor een écht zorgvuldige aanstelling is het in de praktijk van groot belang om, naast de VOG, ook andere controles uit te voeren. Wij adviseren de volgende aanvullende screening:
- BIG-register raadplegen: Bij functies waarvoor een BIG-registratie vereist is, is het raadzaam om het BIG-register te raadplegen om de bevoegdheid en tuchtrechtelijke historie te controleren.
- Referenties opvragen: Neem altijd contact op met eerdere werkgevers om het functioneren van de sollicitant in de praktijk te bespreken. Vraag specifiek naar aspecten die relevant zijn voor de zorgverlening en de omgang met cliënten.
- Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ): In sommige gevallen, vooral bij zorgaanbieders die onder de Wkkgz vallen, kan het opvragen van informatie bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd deel uitmaken van de vergewisplicht.
- Proeftijd en inwerkperiode: Besteede extra aandacht aan een goede proeftijd en een gedegen inwerkperiode, met name bij functies met veel autonomie en minder direct toezicht. Dit biedt de kans om het gedrag en functioneren in de praktijk te observeren.
- Periodieke VOG-aanvraag: Hoewel niet altijd wettelijk verplicht, zien we in de praktijk dat veel zorginstellingen de VOG-aanvraag periodiek herhalen (bijvoorbeeld elke 3 jaar) voor medewerkers in gevoelige functies, om de integriteit continu te waarborgen. Voor zelfstandig werkende zorgverleners en jeugdhulpverleners is dit zelfs wettelijk verplicht om de drie jaar.
Een recent onderzoek van de IGJ in de gehandicaptenzorg liet zien dat slechts 15% van de zorgaanbieders volledig voldoet aan de wettelijke VOG-verplichting. Dit toont aan dat er nog veel winst te behalen is in de naleving en de diepgang van de screening.
Praktische tips voor HR en leidinggevenden bij VOG-aanvragen in de zorg.
Een gestroomlijnd proces en heldere communicatie zijn essentieel bij VOG-aanvragen in de zorg. Hier zijn onze praktische aanbevelingen:
- Transparantie: Wees vanaf het eerste contact transparant naar sollicitanten over het feit dat een VOG wordt gevraagd en waarom dit, conform de Wkkgz en de aard van de functie, noodzakelijk is.
- Tijdsplanning: Bouw voldoende tijd in voor de VOG-procedure in je wervingsplanning. Met name bij functies met een verscherpt toetsingskader kan de behandelingstermijn bij Justis langer duren (tot 8 weken).
- Verwijs naar gespecialiseerde hulp: Als een medewerker een voornemen tot afwijzing ontvangt, verwijs deze dan naar gespecialiseerde juridische hulp, bijvoorbeeld via websites zoals deze, die hierin adviseren. Vermijd het geven van juridisch advies als werkgever, omdat dit buiten je expertise ligt.
- Zorgvuldige documentatie: Documenteer je wervings- en screeningsproces zorgvuldig. Zo kun je te allen tijde aantonen dat je aan de vergewisplicht hebt voldaan en welke stappen zijn ondernomen om de geschiktheid van een medewerker te controleren.
- Digitale aanvraag stimuleren: Stimuleer digitale VOG-aanvragen via Justis.nl. Dit versnelt het proces aanzienlijk.
Veelgestelde Vragen over VOG in de Zorg
1. Is een VOG altijd verplicht voor functies in de zorg?
Nee, een VOG is niet voor álle functies in de zorg wettelijk verplicht. De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) verplicht een VOG specifiek voor instellingen die Wet langdurige zorg (Wlz) leveren en voor GGZ-instellingen waar cliënten overnachten. Echter, in de praktijk vragen vrijwel alle zorgaanbieders, inclusief zzp’ers en uitzendkrachten, een VOG om aan de bredere vergewisplicht te voldoen en de veiligheid van cliënten te waarborgen.
2. Wat is de geldigheid van een VOG in de zorg?
De geldigheid van een VOG is in de regel niet wettelijk vastgesteld voor een bepaalde periode, tenzij anders bepaald. Echter, voor zelfstandig werkende zorgverleners en jeugdhulpverleners is een VOG verplicht die niet ouder is dan drie jaar. Daarnaast eisen veel zorgorganisaties dat een VOG bij aanvang van een dienstverband of opdracht niet ouder is dan drie maanden. Het is raadzaam om hierover afspraken te maken en de VOG periodiek te herhalen.
3. Kan een strafblad automatisch leiden tot een VOG-weigering in de zorg?
Nee, een strafblad betekent niet automatisch dat een VOG wordt geweigerd. Justis maakt altijd een individuele afweging. Er wordt gekeken naar de relevantie van het strafbare feit voor het screeningsprofiel van de zorgfunctie, de terugkijktermijn, de ernst en de omstandigheden van het delict. Een verkeersovertreding zal bijvoorbeeld geen belemmering zijn, maar een zedendelict of geweldsdelict wel.
4. Wat is het verschil tussen een VOG en de vergewisplicht?
De vergewisplicht is een wettelijke verplichting uit de Wkkgz voor zorgaanbieders om de geschiktheid van een nieuwe zorgverlener te controleren, om er zeker van te zijn dat diens arbeidsverleden geen belemmering vormt voor veilige zorg. Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) is een van de middelen, naast bijvoorbeeld referenties en raadpleging van het BIG-register, die een werkgever kan inzetten om aan deze vergewisplicht te voldoen. De VOG is dus een onderdeel van de invulling van de vergewisplicht.
5. Wat moet ik doen als mijn sollicitant een voornemen tot afwijzing ontvangt?
Als werkgever kun je de sollicitant aanmoedigen om een zienswijze in te dienen bij Justis binnen de gestelde termijn. Je kunt hierbij ondersteunen door een gedetailleerde werkgeversverklaring op te stellen, waarin je de functie, taken en context van de aanstelling toelicht. Geef echter geen juridisch advies; verwijs de sollicitant naar gespecialiseerde professionals. Houd rekening met vertraging in de procedure.
Conclusie: Veiligheid en Integriteit in de Zorg
De VOG is een onmisbaar instrument om de veiligheid en integriteit binnen de zorgsector te waarborgen. Voor jou als werkgever is het essentieel om de wettelijke kaders, de weigeringsgronden en de praktische aspecten van de VOG-procedure goed te begrijpen. Door proactief te handelen, een zorgvuldige screening te hanteren en transparant te communiceren, draag je bij aan een veilige en betrouwbare zorgomgeving voor iedereen. Het naleven van de vergewisplicht is geen optie, maar een fundamentele verantwoordelijkheid.
Heb je als zorgaanbieder nog vragen over de VOG-plicht, of wil je een medewerker ondersteunen die een voornemen tot afwijzing heeft ontvangen? Neem dan gerust en vrijblijvend contact met ons op. Wij adviseren zowel werknemers als werkgevers in de zorgsector en staan je graag te woord.